Obniżenie kosztów pracy
Kwestia obniżenia kosztów procesu jest istotnym problemem dla zarządzających. W tym wpisie spróbujemy zająć się problemem kosztów w części związanej z kosztami pracy.
W ostatnim czasie ze względu na dużą zmienność warunków, w jakich funkcjonuje organizacja, poziom kosztów pracy ma charakter bardzo dynamiczny. Można zauważyć je w kilku obszarach. Rośnie poziom wynagrodzenia pracowników etatowych. Koszt pracy w nadgodzinach i w weekendy, jest wyższy niż w dni powszednie, a dostępność pracowników związanych z firmami podwykonawczymi, z których przedsiębiorstwa korzystają, jest nieprzewidywalna. W efekcie kontrolowanie kosztów staje się potrzebą dnia codziennego, aby można było mierzyć na bieżąco takie aspekty jak marża operacyjna w części związanej z kosztami pracy.
Aplikacja do pomiaru czasu pracy
Na rynku oferta narzędzi, które umożliwiają osiągnięcie celu jest ograniczona. Jednym z nich jest Work Performance System (WPS) oferowany przez BDO Advisory Sp. z o.o.
Ograniczenie kosztów procesu
WPS umożliwia pomiar czasu trwania czynności od jej startu do jej zakończenia. Wykorzystanie tej podstawowej funkcjonalności umożliwia pomiar czasu trwającego procesu. Przy założeniu, że mierzymy czas trwania procesu wszędzie tam, gdzie występuje zaangażowanie pracowników, powiązanie czasu z jego wartością pozwala oszacować jego koszt. Wizualizowane danych z wykorzystaniem dynamicznych dashboardów Microsoft Power BI pozwala na szybki przegląd zebranych danych. Dzięki temu wypracujemy sobie opinię co do kierunku dalszych działań.
Następnym krokiem prowadzącym do ograniczenia kosztów procesu jest przygotowanie i zastosowanie wskaźników. Weryfikacja wskaźników daje odpowiedź, czy proces jest na tyle zoptymalizowany, że czas jego trwania oraz koszt z tym związany satysfakcjonuje organizację, czy też wymaga optymalizacji. W takiej sytuacji należy wypracować rozwiązania, które zmniejszą czas i koszt poświęcony na proces. Kierunek zmian może być różny i najczęściej jest kombinacją kilku czynników takich jak:
- likwidacja „wąskich gardeł” w procesie,
- stosowanie w poprawny sposób założeń technologicznych w ramach procesu,
- doprowadzenie do sytuacji, gdy organizacja może przeznaczyć na proces niezbędne zasoby osobowe o pożądanych kompetencjach itd.
Strategia redukcji kosztów
Nasze dotychczasowe doświadczenia pokazują zbyt ogólny poziom świadomości wagi problemu wzrostu kosztów procesu. Brak dostępu do narzędzi pomiarowych sprawia, że wykorzystywane są rozwiązania, które nie mają charakteru systemowego i nie dostarczają w regularny sposób danych niezbędnych do podjęcia działań skutkujących zmniejszeniem kosztów.
Nawet jeśli organizacja zdecyduje się na odpowiednie oprogramowanie, to częstym zjawiskiem jest brak determinacji, aby stosowane rozwiązanie na trwałe wpisało się w kulturę zarządzania przedsiębiorstwem. Niestety, w przypadku podjęcia działań o ograniczeniu kosztów procesu nie ma drogi na skróty – na poziomie całej organizacji trzeba umieć gromadzić dane, dane muszą być wiarygodne, organizacja musi się nauczyć je analizować i wypracowywać rozwiązania, które następnie skutecznie wdraża w życie. Organizacja musi poświęcić czas i energię, aby jej managerowie przestawili się na sposób zarządzania przedsiębiorstwem w oparciu o stale gromadzone i przetwarzane dane. To jest wybór strategiczny.
Analiza gromadzonych danych
Żadne narzędzie informatyczne nie zredukuje kosztów procesu przez sam fakt jego stosowania. Niemniej jednak prowadzenie rentownej działalności przez przedsiębiorstwo wymaga ciągłej analizy generowanych danych. Przejście przez przedsiębiorstwo do takiego sposobu funkcjonowania bez stosowania narzędzi typu Work Performance System jest bardzo trudne. Z drugiej strony korzystanie z niego na co dzień daje jedyną możliwość znalezienia źródeł odchyleń od stanu pożądanego. Wielość przyczyn wpływających na zmianę kosztów procesu wymusza poszukiwanie rozwiązań, które technicznie będą umożliwiały natychmiastową identyfikację problemów tam, gdzie one występują.
Patrząc całościowo na to, w jakich warunkach przyszło obecnie funkcjonować przedsiębiorstwom, można z dużym prawdopodobieństwem przyjąć założenie, że ilość ryzyk, jakie wpływają na rentowność prowadzonej działalności, będzie rosła. Firmy, które zmienią swoją kulturę organizacyjną w taki sposób, aby trwale kontrolować czas oraz koszty realizowanych procesów, uzyskają przewagę konkurencyjną na rynku. Z tej perspektywy wdrożenie Work Performance System jest dobrze skalkulowaną inwestycją choć stanowiącą tylko wstęp do dalszych zmian w przedsiębiorstwie.
Brak decyzji prowadzącej do przejścia do prowadzenia działalności w oparciu o generowane dane wiąże się z bardzo dużym ryzykiem ponoszenia znacząco większych kosztów restrukturyzacji w wyniku utraty rentowności prowadzonej działalności.
